Asertywność
Jak upomnieć się o zapłatę faktury
Mów o fakturze jak o zwykłej sprawie biznesowej, bez przepraszania i bez oskarżeń. Podaj numer, kwotę i termin, który minął, a potem zapytaj o konkretną datę przelewu. Na koniec potwierdź ustalenia na piśmie, żeby obie strony pamiętały to samo.
Jak poprowadzić tę rozmowę
Nie przepraszaj, że pytasz o swoje
Zamiast „Przepraszam, że zawracam głowę” powiedz: „Dzwonię w sprawie faktury za październik na kwotę 4800 zł. Termin płatności minął dwa tygodnie temu”.
Zamieniaj ogólniki w daty
Na „zajmiemy się tym niedługo” odpowiedz pytaniem: „Jaki dzień mogę wpisać jako termin przelewu?”. Konkretna data jest łatwiejsza do rozliczenia.
Zapytaj, co blokuje płatność
Czasem faktura utknęła w akceptacji albo brakuje numeru zamówienia. Pytanie „Czy coś po Waszej stronie wstrzymuje płatność?” pozwala szybko usunąć przeszkodę.
Powiedz, co dalej, bez gróźb
Jeśli obietnica się powtarza, spokojnie nazwij konsekwencję: „Do czasu zapłaty wstrzymuję kolejne prace”. Warunki współpracy sprawdź w umowie, zanim o nich powiesz.
Upominam się o zapłatę faktury
- Poziom trudności
- Średni
- Czas trwania
- 6-10 minut
Sytuacja
Prowadzisz jednoosobową działalność i od roku współpracujesz z agencją marketingową. Faktura za ostatni projekt jest po terminie od trzech tygodni, a przypomnienie mailowe zostaje bez odpowiedzi. Ten klient to ważne źródło zleceń i nie chcesz go stracić. Dzwonisz do osoby, która zamawiała projekt.
Z kim rozmawiasz
Klient, właściciel agencji
Jest miły i chwali Twoją pracę, ale ma kłopoty z płynnością finansową. Obiecuje przelew „w piątek”, zasłania się księgowością i próbuje od razu zamówić kolejny projekt.
Rozmówca ma też prywatne cele i informacje, których nie pokazujemy z góry. Odkrywasz je wyłącznie w trakcie rozmowy, tak samo jak w prawdziwym życiu.
Co sprawia, że jest trudno
- Obietnica „w piątek” pada szybko i brzmi wiarygodnie, choć raz już nie została dotrzymana.
- Klient przerzuca odpowiedzialność na księgowość i nieobecnych współpracowników.
- Zmienia temat na nowe zlecenie, co utrudnia powrót do zaległej faktury.
Twoje cele
- Jasno nazwać zaległą fakturę, kwotę i termin
- Ustalić konkretną datę przelewu zamiast ogólnej obietnicy
- Zachować dobrą relację i ustalić, co się stanie, jeśli termin znów minie
Na co patrzy raport
- Czy temat faktury pada wprost i bez przepraszania
- Jak reagujesz na ogólniki i zmianę tematu
- Czy rozmowa kończy się konkretną datą płatności
- Czy ton jest uprzejmy, a jednocześnie stanowczy