Zespół i przywództwo
Jak delegować zadania, żeby zespół je przejął
Delegowanie to nie tylko przekazanie zadania, ale też odpowiedzialności i decyzji. Powiedz, jaki ma być efekt, do kiedy i dlaczego wybierasz właśnie tę osobę, a potem ustalcie, co zejdzie z jej listy. Umówcie się, kiedy sprawdzicie postęp, zamiast pytać codziennie.
Jak poprowadzić tę rozmowę
Opisz efekt, nie każdy krok
„Potrzebuję raportu, na podstawie którego zarząd podejmie decyzję o budżecie” daje więcej swobody niż lista dwudziestu punktów do wykonania.
Powiedz, dlaczego ta osoba
Na przykład: „Proszę o to Ciebie, bo najlepiej znasz tego klienta i ufam Twojej ocenie”. To zmienia zadanie z kolejnego obowiązku w wyraz zaufania.
Zdejmij coś z listy
Gdy słyszysz „nie mam na to czasu”, nie przekonuj, tylko zapytaj: „Co z Twoich obecnych zadań możemy przesunąć albo oddać komuś innemu?”.
Ustal punkty kontrolne
„Spotkajmy się w czwartek na kwadrans i zobaczmy pierwszą wersję”. Jeden umówiony termin zastępuje ciągłe dopytywanie.
Deleguję zadanie doświadczonej osobie
- Poziom trudności
- Średni
- Czas trwania
- 8-12 minut
Sytuacja
Masz za dużo na głowie i chcesz przekazać przygotowanie kwartalnego raportu dla klienta osobie, która najlepiej zna tego klienta. Do tej pory raport przygotowywany był wyłącznie przez Ciebie, więc ta osoba nigdy jeszcze nie odpowiadała za całość. Rozmawiacie w czasie cotygodniowego spotkania jeden na jeden.
Z kim rozmawiasz
Doświadczony specjalista w zespole
Rzetelny i lojalny, ale zmęczony. Pyta, dlaczego akurat on, mówi, że ma pełny kalendarz, i trochę obawia się, że jeśli coś pójdzie nie tak, to on za to odpowie.
Rozmówca ma też prywatne cele i informacje, których nie pokazujemy z góry. Odkrywasz je wyłącznie w trakcie rozmowy, tak samo jak w prawdziwym życiu.
Co sprawia, że jest trudno
- Rozmówca od razu mówi, że nie ma czasu.
- Pyta, czy to nie jest po prostu przerzucanie na niego Twojej pracy.
- Obawia się odpowiedzialności za efekt przed klientem.
Twoje cele
- Jasno opisać zadanie, jego cel i termin
- Uzgodnić, co zejdzie z listy obowiązków rozmówcy
- Ustalić zakres samodzielności i termin pierwszego przeglądu
Na co patrzy raport
- Czy cel i oczekiwany efekt są jasne
- Jak reagujesz na argument o braku czasu
- Czy dajesz rozmówcy realną swobodę decyzji, a nie tylko dodatkową pracę
- Czy rozmowa kończy się konkretnym planem i punktem kontrolnym