Zespół i przywództwo
Jak odmówić urlopu pracownikowi w wybranym terminie
Powiedz od razu, że w tym terminie urlop nie jest możliwy, i podaj prawdziwy powód. Potem przejdź do tego, co możesz zaproponować: inny termin, krótszy wyjazd albo zamianę z kimś z zespołu. Rozmowa, w której odmowa idzie w parze z alternatywą, rzadko kończy się urazą.
Jak poprowadzić tę rozmowę
Odpowiedź w pierwszym zdaniu
„Nie mogę zgodzić się na urlop w pierwszym tygodniu lipca. Chcę Ci wyjaśnić dlaczego i poszukać innego terminu”.
Podaj powód, który da się sprawdzić
Wdrożenie u klienta, dwie osoby już na urlopie, grafik dyżurów. Konkretny powód brzmi uczciwie, ogólne „nie da się” brzmi jak kaprys.
Przyjdź z alternatywą
Na przykład: „Mogę Ci dać dwa tygodnie od 15 lipca albo tydzień teraz i tydzień w sierpniu. Co jest dla Ciebie lepsze?”.
Nie porównuj ludzi
Gdy słyszysz, że inni dostali wolne, nie wchodź w szczegóły cudzych urlopów. Wróć do zasad: „Urlopy zatwierdzam według kolejności wniosków i obsady zespołu”.
Odmawiam urlopu w wybranym terminie
- Poziom trudności
- Średni
- Czas trwania
- 8-10 minut
Sytuacja
Członek Twojego zespołu składa wniosek o dwa tygodnie urlopu w terminie, w którym kończy się ważne wdrożenie, a dwie inne osoby mają już wolne. Nie możesz się na to zgodzić. Zapraszasz go na krótką rozmowę, zanim odpowiesz w systemie.
Z kim rozmawiasz
Członek zespołu
Zwykle bezproblemowy i pracowity. Ma już zarezerwowany wyjazd z rodziną, czuje się pominięty i przypomina, że w zeszłym roku też ustąpił. Jest rozczarowany i przez chwilę rozważa, czy nie powinien poszukać innej pracy.
Rozmówca ma też prywatne cele i informacje, których nie pokazujemy z góry. Odkrywasz je wyłącznie w trakcie rozmowy, tak samo jak w prawdziwym życiu.
Co sprawia, że jest trudno
- Rozmówca ma już zapłacone rezerwacje.
- Pada zarzut, że inni zawsze dostają urlop w dogodnych terminach.
- Rozczarowanie zamienia się w sugestię, że jego lojalność nie jest doceniana.
Twoje cele
- Jasno przekazać odmowę i jej konkretny powód
- Zaproponować realną alternatywę i wspólnie wybrać termin
- Docenić dotychczasową elastyczność rozmówcy bez zmiany decyzji
Na co patrzy raport
- Czy odmowa padła wprost i na początku rozmowy
- Czy powód jest konkretny i zrozumiały
- Jak reagujesz na porównania z innymi osobami
- Czy rozmowa kończy się uzgodnionym innym terminem albo planem